Errores de SES Hospedajes: por qué rechaza tu parte y cómo arreglarlo

Comunicar el parte de viajeros a SES Hospedajes tiene una trampa que no se ve hasta que estás dentro: el envío puede salir «bien» y el parte quedar rechazado igualmente. SES acepta el lote, te devuelve un número, y horas después descubres que una de las comunicaciones venía con un error. Si no estás mirando, ese viajero simplemente no está comunicado.

Este artículo recoge los rechazos que nos encontramos de verdad al integrar el servicio, la causa concreta de cada uno y cómo evitarlos antes de enviar. Sin teoría: todos han pasado.

Por qué un envío «correcto» puede fallar

SES procesa los lotes de forma asíncrona. El flujo real tiene dos tiempos:

1. Envías el lote. Si el XML es válido y las credenciales entran, SES responde con un número de lote. Aquí todavía no sabes si los datos son correctos.
2. Consultas el lote. Minutos u horas después, SES te dice qué ha hecho con cada comunicación: o te da un código de comunicación por viajero, o te devuelve errores.

La consecuencia práctica: una integración que solo comprueba la respuesta del envío está ciega. Tienes que volver a preguntar. Y como cada viajero es una comunicación independiente dentro del lote, es perfectamente posible que de un grupo de cuatro se confirmen tres y quede uno rechazado, con el resto tan tranquilo.

El documento: el rechazo más común

La mayoría de rechazos son de documento, y casi todos se pueden evitar validando en el formulario. Estos son los casos concretos:

Espacios y separadores

SES exige el número tal cual figura en el documento: sin espacios, puntos ni guiones. Un caso real que nos costó un parte: alguien tecleó 53572037 T con un espacio antes de la letra. La comprobación de la letra del DNI lo daba por válido —el dígito de control cuadra— pero SES lo rechazó por el formato.

// mayúsculas y fuera cualquier separador
const limpio = valor.toUpperCase().replace(/[\s.\-_/]/g, '');
// 53572037 T  →  53572037T

Letra del DNI o del NIE incorrecta

Parece obvio, pero es el error más frecuente cuando el huésped teclea de memoria. Se calcula con el resto de dividir el número entre 23 y la tabla TRWAGMYFPDXBNJZSQVHLCKE. Para el NIE, la letra inicial se sustituye por un dígito (X→0, Y→1, Z→2) y luego se aplica lo mismo. Validarlo en el formulario evita el viaje de ida y vuelta al Ministerio.

Falta el número de soporte

Este pilla a mucha gente. Con DNI o NIE español, además del número hay que enviar el número de soporte: el código que aparece en el propio documento (en el DNI actual, arriba a la derecha; empieza por letras y sigue con dígitos). No es opcional, y quien no sabe qué es lo deja vacío.

Falta el segundo apellido

Con documento español, SES espera dos apellidos. Con pasaporte extranjero, uno basta. Si el formulario pide «apellidos» en un solo campo, esto falla sistemáticamente.

Documento repetido dentro del mismo parte

Si dos viajeros del mismo grupo llevan el mismo número de documento, SES rechaza la comunicación. Nos pasó con dos hermanos: uno se equivocó y puso el DNI del otro. Merece la pena comprobar duplicados en el propio grupo antes de enviar, porque el rechazo llega tarde y confunde.

Dirección, municipio y código postal

El segundo bloque de rechazos es geográfico, y aquí el detalle importa:

El caso del código postal es el que más sorprende. 99999 tiene cinco dígitos y pasa cualquier validación de formato, pero SES lo rechaza porque no corresponde a ningún sitio. Validarlo contra la lista real de códigos postales españoles evita el rechazo.

Menores: el umbral son los 14 años, no los 18

Desde diciembre de 2024 hay que registrar a todos los viajeros, también a los menores. Pero el corte operativo está en los 14 años, no en la mayoría de edad:

• Desde los 14: el viajero tiene documento propio obligatorio y firma su propio parte.
• Por debajo de 14: el documento es opcional, pero es obligatorio el parentesco con el adulto acompañante, y con un código del catálogo oficial de SES —no texto libre.

La edad se calcula a fecha de entrada, no a la fecha en que se rellena el formulario. Un niño que cumple 14 entre la reserva y la llegada cambia de categoría, y ahí es fácil equivocarse.

Cuando el problema no son los datos

No todos los fallos vienen del viajero. Estos son de configuración y bloquean el parte completo:

El último es el que más tiempo hace perder en una integración nueva, porque el error no menciona SES en absoluto: parece un problema de red.

El plazo real: 24 horas, y qué hacer si falta gente

La obligación es comunicar dentro de las 24 horas siguientes al inicio del alojamiento de cada persona, y conservar la información 3 años. La pregunta que surge siempre: ¿qué hago si a la hora de enviar solo se han registrado dos de cuatro viajeros?

Enviar lo que haya. Como cada viajero es una comunicación independiente, puedes mandar un parte parcial y comunicar a los rezagados después, sin duplicar a los que ya iban. Esperar al grupo completo es lo que hace que se pase el plazo.

Lo que conviene validar antes de enviar

Resumiendo, si validas esto en el formulario te ahorras casi todos los rechazos:

• Documento normalizado (sin espacios ni separadores, en mayúsculas).
• Letra de control del DNI/NIE correcta.
• Número de soporte presente cuando el documento es DNI o NIE.
• Segundo apellido presente con documento español.
• Ningún documento repetido entre viajeros del mismo grupo.
• Código INE del municipio si el domicilio está en España; nombre si está fuera.
• Código postal español que exista realmente en el callejero.
• Parentesco (código del catálogo) para menores de 14 a fecha de entrada.
• Código de establecimiento configurado en el alojamiento.

Y sobre todo: volver a consultar el lote. Sin ese segundo paso no sabes si estás cumpliendo o solo eso te parece.

Si tu alojamiento está en Cataluña o País Vasco

Nada de lo anterior aplica: esas dos comunidades tienen sistema propio y no usan SES Hospedajes. Lo contamos en el artículo sobre el registro en Cataluña, donde además explicamos por qué allí no existe forma automática de integrarse.